Cómo hacer una factura legal para autónomos

Emitir facturas correctamente es una obligación legal para todos los autónomos en España. Una factura bien elaborada no solo cumple con la normativa, sino que también proyecta profesionalidad y facilita la gestión contable. En esta guía, te explicamos todos los requisitos legales y te ofrecemos consejos prácticos para crear facturas que cumplan con la legislación vigente.

Elementos obligatorios en una factura

Según la normativa española, toda factura debe incluir los siguientes datos para ser considerada válida:

1. Número de factura: Debe ser correlativo dentro de una o varias series. Por ejemplo: Factura nº 2025/001.
2. Fecha de expedición: El día en que se emite la factura.
3. Fecha de operación: Si es diferente a la fecha de expedición. Por ejemplo, cuando el servicio se prestó en una fecha anterior.
4. Datos del emisor (autónomo):
   • Nombre completo o razón social
   • NIF o CIF
   • Dirección completa
   • Datos de contacto (opcional pero recomendable)
5. Datos del cliente:
   • Nombre completo o razón social
   • NIF o CIF
   • Dirección completa
6. Descripción de los bienes o servicios: Detalle claro de los productos o servicios facturados.
7. Precio unitario: El coste de cada unidad de producto o servicio, sin IVA.
8. Importe total: La suma de todos los conceptos antes de impuestos.
9. Tipo de IVA aplicado: El porcentaje de IVA (21%, 10%, 4% o exento).
10. Cuota de IVA: El importe resultante de aplicar el tipo de IVA al importe total.
11. Importe total a pagar: La suma del importe total más la cuota de IVA.
12. Forma de pago: Transferencia bancaria, efectivo, etc.
13. Datos bancarios: Si el pago es por transferencia, incluir el IBAN.

Casos especiales en la facturación

Facturas con retención de IRPF

Si eres un profesional autónomo que presta servicios a empresas o a otros autónomos, generalmente debes aplicar una retención de IRPF. En este caso, la factura debe incluir:

• Porcentaje de retención: Normalmente el 15% (o 7% en casos específicos).
• Importe de la retención: La cantidad resultante de aplicar el porcentaje al importe total.
• Importe total a pagar: El resultado de restar la retención al importe total con IVA.

Facturas a clientes de la Unión Europea

Cuando facturas a empresas de otros países de la UE, se aplican reglas especiales:

• Operaciones intracomunitarias: Si el cliente tiene un NIF intracomunitario válido, la factura estará exenta de IVA, pero debes indicar "Operación exenta de IVA según el artículo 25 de la Ley 37/1992".
• NIF intracomunitario: Debes incluir tanto tu NIF intracomunitario como el del cliente, precedidos por el código del país (ES para España).

Facturas a clientes fuera de la UE (exportaciones)

Las exportaciones fuera de la UE están exentas de IVA. En la factura debes indicar "Operación exenta de IVA según el artículo 21 de la Ley 37/1992".

Facturas simplificadas (tickets)

Para operaciones de importe inferior a 400€ (IVA incluido), puedes emitir facturas simplificadas, que requieren menos datos:

• Número y, en su caso, serie
• Fecha de expedición
• NIF y nombre del emisor
• Tipo de IVA aplicado o "IVA incluido"
• Importe total

Plazos para emitir facturas

La normativa establece plazos específicos para la emisión de facturas:

• Regla general: La factura debe emitirse en el momento de realizar la operación.
• Plazo máximo: Si el destinatario es empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la operación.
• Facturas recapitulativas: Puedes agrupar varias operaciones en una sola factura, siempre que se emita antes del día 16 del mes siguiente al periodo de facturación.

Conservación de facturas

Como autónomo, estás obligado a conservar las facturas emitidas y recibidas durante al menos 4 años (plazo general de prescripción fiscal). Este plazo puede ser mayor en casos específicos, como operaciones relacionadas con bienes inmuebles (10 años).

Facturación electrónica

La facturación electrónica está cada vez más extendida y será obligatoria para todos los autónomos a partir de 2025. Una factura electrónica tiene los mismos requisitos legales que una en papel, pero debe:

• Contar con el consentimiento del destinatario
• Garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido
• Ser legible
• Conservarse en formato electrónico (no es válido imprimir una factura electrónica y conservar solo la versión en papel)

Errores comunes a evitar

1. Numerar incorrectamente las facturas: Debes seguir un orden correlativo, sin saltos ni duplicados.
2. Omitir datos obligatorios: Especialmente el NIF/CIF o la dirección completa.
3. Aplicar incorrectamente el IVA: Asegúrate de usar el tipo correcto según el bien o servicio.
4. No desglosar los conceptos: La descripción debe ser clara y detallada.
5. Olvidar la retención de IRPF: Cuando sea aplicable.
6. Emitir facturas fuera de plazo: Respeta los plazos legales.

Ejemplo de factura completa

Recursos oficiales

• Manual práctico de IVA - Agencia Tributaria
• Real Decreto 1619/2012, sobre obligaciones de facturación